Đồng chí Hoàng Hữu Chinh, Phó Chủ tịch UBND xã Hoằng Đạt (Hoằng Hóa) thực hiện ứng dụng ký số văn bản điện tử.

Trong nền hành chính giấy tờ, mọi công việc liên quan đến cơ quan, doanh nghiệp hay người dân đều được giải quyết bằng văn bản giấy. Văn bản giấy tạo ra các quy trình thủ công, từ trình ký đến chuyển văn bản, mất nhiều thời gian và gây không ít khó khăn cho việc lưu trữ, tra cứu hồ sơ, tài liệu, thậm chí có thể bị thất lạc không thể tìm lại được. Không những thế, việc tiếp xúc trực tiếp giữa cán bộ, công chức với người dân, doanh nghiệp khi cần giải quyết công việc liên quan đến giấy tờ rất dễ phát sinh tiêu cực. Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng hiện đại thì văn bản giấy đang dần bị thay thế. Tại Thanh Hóa, ngày 18-5-2020, Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 15/CT-UBND về việc tập trung chỉ đạo đổi mới quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính chuyển từ môi trường làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử trong các cơ quan quản lý Nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã. Thực hiện Chỉ thị số 15, Thanh Hóa sớm trở thành một trong những tỉnh nằm trong top đầu cả nước về triển khai xử lý văn bản trên môi trường điện tử và chữ ký số.

Từ ngày 1-9-2020, tất cả 559 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đã thực hiện trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Việc điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử, tạo lập văn bản điện tử và ký số có rất nhiều tiện ích. Anh Hoàng Hữu Chinh, Phó Chủ tịch UBND xã Hoằng Đạt (Hoằng Hóa) cho biết: “Tiện ích đầu tiên là giảm được việc sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm chi phí giấy tờ và in ấn. Trong xử lý công việc, khi chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã đi công tác xa hay đi dự hội nghị, chỉ cần có máy tính xách tay, Ipad, điện thoại thông minh vẫn ký duyệt được các văn bản để cán bộ, công chức ở nhà thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm công việc diễn ra thông suốt, không gián đoạn. Điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử rất công khai, minh bạch nên cán bộ, công chức phải thực hiện nhiệm vụ bảo đảm chất lượng, đúng thời gian và kế hoạch”. Hiện nay, tất cả các xã, phường, thị trấn trong tỉnh đã thực hiện nghiêm túc việc chuyển từ môi trường làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử. Năm 2022, tỷ lệ văn bản điện tử gửi đi của UBND cấp xã trong toàn tỉnh là 448.683/450.200 văn bản (trừ văn bản mật), đạt 99,66%; 6 tháng đầu năm 2023 tỷ lệ văn bản điện tử gửi đi là 189.094/189.350, đạt 98,86%.

Đối với cấp huyện, 27/27 huyện, thị xã, thành phố đã thực hiện thành thạo việc trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Năm 2022, tỷ lệ văn bản điện tử gửi đi của UBND cấp huyện là 381.739/383.209 văn bản (đạt 99,62%); 6 tháng đầu năm 2023 là 179.920/180.362 văn bản (đạt 99,75%). Trước đây, việc xử lý văn bản giấy mất nhiều thời gian, công sức với nhiều bước thực hiện như in tài liệu, lấy số văn bản, trình lãnh đạo ký, đóng dấu, gửi phát hành. Từ khi áp dụng văn bản điện tử và chữ ký số, những công đoạn này đã được cắt giảm. Với chứng thư số được cấp và cài đặt trên máy tính cá nhân, lãnh đạo các huyện, thị xã, thành phố chỉ cần đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, thực hiện ký số văn bản điện tử. Trừ những văn bản mật, toàn bộ văn bản đi, văn bản đến của các huyện, thị, thành phố đều giải quyết trên môi trường mạng. Qua đó, tiết kiệm được chi phí in ấn, chi phí gửi văn bản qua đường bưu chính, giảm công sức lao động, nâng cao mức độ an toàn và tính bảo mật; đồng thời thay đổi tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức.

Việc ứng dụng chữ ký số được sử dụng tại 100% các cơ quan hành chính và hơn 150 đơn vị sự nghiệp của tỉnh. Toàn tỉnh đã cấp 1.100 chứng thư số để thực hiện ký số cơ quan và ký số cá nhân trên văn bản phát hành. Hiện nay, đang tích hợp chữ ký số trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc và đang thí điểm ký số trên thiết bị di động. Năm 2022 và 6 tháng đầu năm 2023, tổng số lượt trao đổi, xử lý văn bản đi trên hệ thống của toàn tỉnh là 1.492.602 văn bản, tỷ lệ ký số đạt trên 99%. Số lượng văn bản được tạo lập, trao đổi và xử lý trên hệ thống phần mềm đã tiết kiệm hàng chục tỷ đồng chi phí hành chính của các cơ quan Nhà nước.

Trước sự phát triển công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang phòng họp không giấy là rất cần thiết. Hiện nay, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giao thông - Vận tải, Ban Quản lý Khu Kinh tế Nghi Sơn và các Khu công nghiệp và 15 đơn vị cấp huyện đã đầu tư hệ thống phòng họp không giấy. Với nhiều tiện ích như giảm văn bản giấy trong mỗi cuộc họp, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, tăng cường sự tương tác giữa các thành viên dự họp, tạo môi trường họp hiện đại..., các phòng họp không giấy đang phát huy hiệu quả rất tích cực.

Năm 2023, Cổng dịch vụ công và hệ thống “một cửa” điện tử của tỉnh đã được chuyển đổi sang địa chỉ IPv6, trên đó cung cấp 228 dịch vụ công trực tuyến một phần và 727 dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Việc gửi hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến giúp người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện ở mọi lúc, mọi nơi khi có internet mà không cần đến cơ quan hành chính nhà nước, rất thiết thực và tiện ích.

Xử lý hồ sơ, công việc trên môi trường mạng giúp cán bộ, công chức quản lý, điều hành, xử lý công việc hàng ngày nhanh chóng, hiệu quả và minh bạch, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, các địa phương cần khắc phục một số khó khăn, vướng mắc, triển khai đồng bộ, quyết liệt, đạt hiệu quả cao Chỉ thị số 15 của Chủ tịch UBND tỉnh.

Bài và ảnh: Minh Khôi